Whistleblowing
Che servizi offre MTS in relazione al Whistleblowing?
- D.lgs. 231/07 (Normativa di contrasto al riciclaggio e al finanziamento al terrorismo),
- dal Reg. EU 679/2016 (disciplina per la tutela dei dati personali).
La nuova disciplina sul whistleblowing
Con il decreto legislativo 24 del 2023 è stata emanata la nuova disciplina del whistleblowing che deve essere applicata dalle organizzazioni che hanno impiegato, nell’ultimo anno, la media di almeno 50 lavoratori subordinati con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato. La nuova normativa è entrata in vigore il 15 luglio 2023, ma per le imprese che abbiano impiegato, nell’ultimo anno, una media fino a 249 lavoratori gli obblighi decorreranno dal 17 dicembre 2023.
La segnalazione può essere inoltrata non solo dai dipendenti, ma anche dai professionisti, consulenti, lavoratori autonomi e collaboratori che svolgono la propria attività presso i soggetti privati oppure forniscono beni o servizi ed inoltre anche i volontari e i tirocinanti anche non retribuiti e gli azionisti e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza.
Le organizzazioni obbligate devono, poi, istituire un canale di segnalazione interna che garantisca la riservatezza dell’identità del segnalante, delle persone coinvolte, nonché del contenuto della stessa
e della relativa documentazione. Le informazioni sul funzionamento del canale interno devono essere rese facilmente visibili nei luoghi di lavoro ed in una sezione dedicata del proprio sito internet.
È prevista l’istituzione di un canale di segnalazione esterna gestito dall’Autorità Nazionale Anticorruzione, alla quale il segnalante si può rivolgere se il canale di segnalazione interna non viene attivato o non è stato realizzato nel rispetto dei requisiti normativi. Come previsto dal d.lgs. 24/2023 l’ANAC ha adottato con la delibera n. 311 del 12 luglio 2023 apposite Linee Guida relative alle procedure per la presentazione e la gestione delle segnalazioni esterne.
Il whistleblower può anche effettuare una divulgazione pubblica dei fatti illeciti se la segnalazione interna o esterna effettuata non ha ricevuto riscontro nei termini previsti o se teme che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
Che rapporto c’è tra Whistleblowing e privacy ?
Il Decreto ha un forte impatto sugli obblighi in materia di protezione dati personali, poiché sono previste diverse norme volte a tutelare la persona del segnalante e proprio per questo devono essere adottati specifici adempimenti e misure. In particolare:
- l’identità della persona segnalante e qualsiasi altro dato da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale informazione non possono essere rivelati, senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati;
- la segnalazione deve essere conservata per il tempo necessario e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione;
- la segnalazione e la documentazione allegata è sottratta al diritto di accesso;
- le segnalazioni non possano essere utilizzate per scopi diversi, nè rivelate a persone diverse da quelle specificamente competenti, autorizzate ed istruite, in assenza del suo consenso espresso;
- l’identità delle persone coinvolte e di quelle menzionate nella segnalazione è garantita sino alla conclusione dei relativi procedimenti, con il rispetto delle stesse garanzie accordate al segnalante.
Sul piano degli adempimenti data protection è necessario:
- aggiornare le informative per il personale dipendente e redigere una specifica informativa per i soggetti, diversi da questi ultimi, che possono inoltrare la segnalazione;
- aggiornare il registro dei trattamenti riportando il nuovo processo relativo al trattamento dei dati personali derivanti dalla gestione delle segnalazioni di fatti illeciti;
- nominare i designati e gli autorizzati al trattamento;
- formare il personale addetto alla funzione e predisporre la documentazione necessaria alla ricezione ed all’analisi delle segnalazioni;
- nominare responsabili del trattamento i fornitori di applicativi e servizi specifici dedicati al trattamento delle segnalazioni di fatti illeciti;
- aggiornare l’analisi dei rischi esaminando i rischi relativi al particolare processo;
- redigere la valutazione di impatto per lo specifico trattamento
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