La formazione obbligatoria antiriciclaggio

Gli obblighi antiriciclaggio

Per comprendere come si colloca il tema della formazione nella disciplina dell’antiriciclaggio, di cui al D.lgs. 231/2007, è necessario evidenziare come sono numerosi gli adempimenti connessi a specifici obblighi giuridici. Possiamo in estrema sintesi richiamare gli obblighi di:
 a) autovalutazione organizzativa del rischio,

 b) adeguata verifica del cliente (ordinaria, attenuata e rafforzata, identificazione del titolare effettivo e delle persone politicamente esposte),

 c) controllo costante del cliente e del rapporto,

 d) segnalazione (e/o astensione) delle operazioni sospette,

 e) riservatezza,

 f) conservazione dei dati antiriciclaggio,

 g) comunicazione circa illeciti nell’uso del contante,

 h) formazione continua.
L’osservanza delle differenti prescrizioni normative può presentare differenziati elementi di complessità, non solo per le caratteristiche intrinseche delle operazioni e dei rapporti intrattenuti con i clienti ma anche per le modalità attraverso cui si svolge l’attività aziendale e professionale ovvero per la sua articolazione territoriale.

Assetti organizzativi e ruoli antiriciclaggio

I soggetti obbligati, che assumono forme giuridiche diverse, si caratterizzano per assetti organizzativi differenti. Nelle piccole realtà organizzative e professionali il ruolo e le funzioni antiriciclaggio del soggetto obbligato ricadono, in genere, direttamente sulla persona fisica titolare dell’attività. In ambiti organizzativi più complessi o in contesti societari più articolati dette funzioni vengono attribuite e delegate a specifici ruoli e possono prevedere il supporto di vario personale specificatamente demandato all’assolvimento dei distinti obblighi.
La possibilità di demandare specifici compiti ed attività al personale dipendente è espressamente previsto da alcune disposizioni, infatti:
l’art.19 del D.lg.. 231/07 – Modalità di adempimento degli obblighi di adeguata verifica –, prevede che gli obblighi di adeguata verifica della clientela a cui sono tenuti i soggetti obbligati con particolare riferimento all’identificazione del cliente e del titolare effettivo con la presenza del medesimo cliente ovvero dell’esecutore, possa avvenire anche attraverso dipendenti o collaboratori del soggetto obbligato (1);
l’art.32 – Modalità di conservazione dei dati e delle informazioni –, evidenzia che le modalità di conservazione adottate devono prevenire qualsiasi perdita dei dati e delle informazioni ed essere idonee a garantire la ricostruzione dell’operatività o attività del cliente nonché l’indicazione esplicita dei soggetti legittimati ad alimentare il sistema di conservazione e accedere ai dati e alle informazioni ivi conservati.

Formazione “integrata”: Antiriciclaggio e Tutela dei dati personali

In materia antiriciclaggio gli obblighi di formazione non possono considerarsi esauriti unicamente con l’approfondimento “verticale” delle sole tematiche di settore. E’ necessario considerare che la normativa in oggetto trova numerosi e continui riferimenti alla necessità di osservare prescrizione e obblighi previsti dalla normativa sulla tutela dei dati personali. Infatti:

1. l’art. 16 del Dlgs 231/07, nel trattare le procedure di mitigazione del rischio, stabilisce:
   • Al comma 3, che “..I soggetti obbligati adottano misure proporzionate ai propri rischi, alla propria natura e alle proprie dimensioni, idonee a rendere note al proprio personale gli obblighi cui sono tenuti ai sensi del presente decreto, ivi compresi quelli in materia di protezione dei dati personali..”;
   • al comma 4, che “..I sistemi e le procedure adottati ai sensi del presente articolo rispettano le prescrizioni e garanzie stabilite dal presente decreto e dalla normativa vigente in materia di protezione dei dati personali..”;
2. L’art. 32 in tema di conservazione dei dati e delle informazioni prescrive che: “..I soggetti obbligati adottano sistemi di conservazione dei documenti, dei dati e delle informazioni idonei a garantire il rispetto delle norme dettate dal codice in materia di protezione dei dati personali nonché il trattamento dei medesimi esclusivamente per le finalità di cui al presente decreto.”;
3. L’art.48, 4 comma, fa menzione della tutela dei dati personali con riguardo ai sistemi interni di segnalazione: “..La disposizione di cui all’articolo 7, comma 2, del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, non trova applicazione con riguardo all’identità del segnalante, che può essere rivelata solo con il suo consenso o quando la conoscenza sia indispensabile per la difesa del segnalato..”;
4. Ulteriori riferimenti normativi diretti sono contenuti con riguardo alla categoria dei prestatori di gioco (2).

La normativa antiriciclaggio per sua intrinseca natura si struttura, quindi, sui dati personali dei clienti e sul trattamento di tali dati per finalità di contrasto al riciclaggio. È evidente, pertanto, come si debba ritenere immanente il riferimento al GDPR nella misura in cui i soggetti obbligati per adempiere ai propri obblighi devono necessariamente gestire, analizzare e conservare dati personali nel rispetto della normativa di settore e dei principi di accountability e proporzionalità. Conseguentemente i riferimenti agli obblighi formativi devono essere riferiti, e realizzati con approccio integrato e interdisciplinare, anche con riguardo al Reg. UE 679/2016 (GDPR) visto che ogni soggetto obbligato antiriciclaggio e contemporaneamente anche titolare del trattamento (soggetto ex art. 29 a obblighi di istruzione verso coloro che agiscono sotto la sua autorità).

La formazione antiriciclaggio del personale dipendente del soggetto obbligato

Il D.lgs. 231/07 ha ulteriormente precisato che le Autorità di vigilanza di settore e gli Organismi di autoregolamentazione, ai sensi dell’art. 16, 2 comma del D.lgs. 231/07, devono individuare i requisiti dimensionali e organizzativi in base ai quali i soggetti obbligati debbano introdurre una funzione antiriciclaggio, ivi comprese, se adeguate rispetto alle dimensioni e alla natura dell’attività, la nomina di un responsabile della funzione antiriciclaggio e la previsione di una funzione di revisione indipendente per la verifica delle politiche, dei controlli e delle procedure.
In definitiva possiamo concludere come la definizione di una funzione organizzativa, cui demandare l’adozione e l’attuazione di presidi, controlli e procedure, finalizzati a gestire e mitigare il rischio antiriciclaggio, renda necessario il coinvolgimento di personale differente dal “soggetto obbligato” (che ovviamente in molti casi si identifica in una persona giuridica). Detto personale pertanto:

1. deve essere supportato, sia in termini formativi, circa gli obblighi normativi esistenti (si pensi al riguardo alle varie modificazioni e integrazioni legislative) sia in termini di prassi operative da seguire,
2. deve essere coinvolto in sessioni di aggiornamento circa le possibili evoluzioni giurisprudenziali ovvero le nuove disposizioni emanate dagli organismi di vigilanza o di autoregolamentazione (3) che forniscono utili indicazioni sull’evoluzione delle tecniche e degli strumenti per il riciclaggio ed il finanziamento del terrorismo,
3. deve essere informato sul cd flusso di ritorno che ai sensi dell’art. 41, del D.Lgs. 231/07, UIF deve realizzare in favore dei soggetti obbligati circa gli esiti delle segnalazioni inviate.

I programmi permanenti per la formazione antiriciclaggio

La normativa antiriciclaggio, come disciplinato dal D.Lgs 231/2007, contiene espressi richiami alla formazione, e precisamente nell’art.16, terzo comma, che così recita: “..I soggetti obbligati adottano misure proporzionate ai propri rischi, alla propria natura e alle proprie dimensioni, idonee a rendere note al proprio personale gli obblighi cui sono tenuti ai sensi del presente decreto, ivi compresi quelli in materia di protezione dei dati personali. A tal fine, i soggetti obbligati garantiscono lo svolgimento di programmi permanenti di formazione, finalizzati alla corretta applicazione delle disposizioni di cui al presente decreto, al riconoscimento di operazioni connesse al riciclaggio o al finanziamento del terrorismo e all’adozione dei comportamenti e delle procedure da adottare…”  (4).
Un ulteriore espresso riferimento alla formazione nell’articolo 10, 5 comma, con riferimento alla Pubblica Amministrazione e all’obbligo anche per le stesse di comunicazione delle operazioni sospette di cui vengono a conoscenza nell’esercizio della propria attività istituzionale. Infatti: “..Le Pubbliche amministrazioni responsabili dei procedimenti di cui al comma 1, nel quadro dei programmi di formazione continua del personale realizzati in attuazione dell’articolo 3 del decreto legislativo 1° dicembre 2009, n. 178, adottano misure idonee ad assicurare il riconoscimento, da parte dei propri dipendenti, delle fattispecie meritevoli di essere comunicate ai sensi del presente articolo..”.

Le norme richiamate in proposito appaiono chiare e fanno riferimento a programmi permanenti di formazione e a programmi di formazione continua, quasi a sottolineare che la formazione non può essere episodica o occasionale ma si devono inserire in contesti programmati che devono raggiungere tutto il personale interessato. Le norme ci dicono, inoltre, che i programmi devono coniugare aspetti teorici e tecnico-operativi e pratici in modo da consentire la conoscenza delle disposizioni e la loro corretta applicazione con particolare riferimento al riconoscimento delle operazioni sospette.

Le Autorità di vigilanza di settore e la formazione antiriciclaggio

Un’attenzione particolare alla formazione antiriciclaggio viene riservata dalla disciplina antiriciclaggio ai soggetti obbligati ex art.3, 2 e 3 comma (intermediari bancari e finanziari e altri operatori finanziari) sottoposti alla vigilanza delle Autorità di vigilanza di settore di cui all’art. 7 del D.lgs. 231/07 (Banca d’Italia, la CONSOB e l’IVASS) (5) .
Le Autorità di vigilanza di settore verificano il rispetto, da parte dei soggetti rispettivamente vigilati, degli obblighi previsti dal decreto e dalle relative disposizioni di attuazione. A tal fine hanno il compito, tra l’altro, di adottare disposizioni di attuazione in materia di organizzazione, procedure e controlli interni e di adeguata verifica della clientela nonché verificare l’adeguatezza degli assetti organizzativi e procedurali dei soggetti obbligati rispettivamente vigilati.
Con specifico riferimento agli intermediari bancari e finanziari, la Banca d’Italia, con Provvedimento 285 del 26 marzo 2019, novella dell’analogo provvedimento del 2013 (6), ha fornito una serie di indicazioni e direttive in materia di organizzazione, procedure e controlli interni volti a prevenire l’utilizzo degli intermediari a fini di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo.

La Banca d’Italia: funzione antiriciclaggio e predisposizione dei piani di formazione

La Banca centrale italiana sottolinea la necessità di istituire una funzione deputata a prevenire e contrastare la realizzazione di operazioni di riciclaggio (funzione antiriciclaggio) (7). Tale funzione deve provvedere anche a curare, in raccordo con le altre funzioni aziendali competenti in materia di formazione, la predisposizione di un adeguato piano di formazione, finalizzato a conseguire un aggiornamento su base continuativa del personale.
Le disposizioni della Banca d’Italia evidenziano infine come l’efficace applicazione della normativa antiriciclaggio presupponga la piena consapevolezza delle sue finalità, dei relativi principi, degli obblighi e delle responsabilità aziendali. I destinatari “..realizzano pertanto programmi di addestramento e di formazione del personale sugli obblighi previsti dalla normativa antiriciclaggio. L’addestramento e la formazione assicurano una specifica preparazione del personale a più diretto contatto con la clientela e di quello addetto alla funzione antiriciclaggio. A questi membri del personale è richiesto un continuo aggiornamento sull’evoluzione dei rischi di riciclaggio e sugli schemi tipici delle operazioni finanziarie criminali. L’attività di addestramento e formazione del personale dovrà essere quindi svolta con continuità e sistematicità, nell’ambito di programmi organici. Annualmente dovrà essere sottoposta all’approvazione dell’organo con funzione di gestione una relazione in ordine all’attività di addestramento e formazione in materia di normativa antiriciclaggio…”.
È da precisare, infine, che il richiamato provvedimento della Banca d‘Italia riporta in allegato lo Schema di relazione annuale che deve essere prodotta dalla Funzione Antiriciclaggio ed inviata entro il 30 aprile di ciascun anno (vgs. pag.12). Il punto sub 5. evidenzia la necessità di fornire indicazioni anche sulle “..attività formative realizzate nel periodo di riferimento e pianificate per l’anno successivo..”.
Analoghe indicazioni in ordine all’attività formativa antiriciclaggio sono state fornite dall’IVASS con Provvedimento n. 44 del 12 febbraio 2019 (art. 13) e dalla Consob, nell’ambito del Regolamento unico Consob per revisori di enti di interesse pubblico e regime intermedio (giusta delibera 20570 del 4 settembre 2018) (8)

Gli Organismi di autoregolamentazione: La formazione antiriciclaggio per i commercialisti

Il tema della formazione costituisce uno degli ambiti che anche gli Organismi di Autoregolamentazione devono presidiare con grande attenzione. Al riguardo l’articolo 11, 1 comma, del D.lgs. 231/2007, evidenzia che dette Organismi e le loro articolazioni territoriali e i consigli di disciplina,” …promuovono e controllano l’osservanza degli obblighi antiriciclaggio da parte dei professionisti scritti nei propri elenchi”. Il 2 comma del richiamato art. 11 sottolinea come gli organismi di autoregolamentazione “..siano responsabili, tra l’altro, anche della formazione e dell‘aggiornamento dei propri iscritti in materia di politiche e strumenti di prevenzione di e del riciclaggio di finanziamento al terrorismo..”:
A tale riguardo l’Ordine Nazionale dei Commercialisti nel 2018 ha emanato un documento dedicato alla formazione antiriciclaggio suggerendo l’adozione di un piano di formazione antiriciclaggio da realizzare in armonia con gli obblighi di formazione continua previsti dal decreto dal DPR 100 30/07/2012. In tale sede viene sottolineato come “.. i professionisti siano impegnati in prima linea a ricercare e adottare misure atte a fronteggiare eventuali minacce di riciclaggio/fdt attraverso un sistema idoneo a riconoscere preventivamente indizi di anomalie, valutando gli eventuali rischi e correggendo attraverso misure appropriate le eventuali disfunzioni procurate da una organizzazione di studio non appropriata. Nell’ambito di tale sistema si rende necessaria, da parte degli iscritti, l’adozione di un adeguato programma formativo per gli studi professionali, tale da metterli in condizione, nelle varie fasi lavorative, di riconoscere, grazie ad una preparazione adeguata, completa e costantemente aggiornata, le eventuali anomalie e reagire prontamente segnalandole agli organi preposti..”.

Gli obiettivi dei piani formativi per i commercialisti

Con il Piano di Formazione Antiriciclaggio l’ordine dei commercialisti propone di raggiungere vari obiettivi:

1. offrire un’opportunità di aggiornamento professionale ai partecipanti, siano essi professionisti, collaboratori o dipendenti;
2. offrire agli studi l’opportunità di rivedere l’architettura organizzativa degli adempimenti antiriciclaggio attraverso l’aggiornamento dei propri addetti;
3. adottare un sistema moderno e misure idonee per tutti gli addetti ai lavori al fine di prevenire le minacce di riciclaggio/fdt;
4. creare una nuova cultura per gli addetti ai lavori con un’attenzione particolare alla gestione finanziaria e alle sue deviazioni;
5. illustrare i fenomeni del riciclaggio/fdt per evitare di subirne gli effetti, attraverso azioni preventive atte a neutralizzarli.

Il richiamato documento sulla formazione sottolinea che i destinatari del Piano di Formazione devono essere:
 i professionisti, intendendosi tali i professionisti con studio individuale, i professionisti con studio associato e i soci di STP (Società tra professionisti), iscritti all’Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili;
 e i collaboratori e i dipendenti dello studio professionale.
Le sessioni formative devono essere organizzate:
dall’Ordine territoriale per gli iscritti, i collaboratori e i dipendenti;
dal titolare dello studio/Responsabile antiriciclaggio e dalle STP per i collaboratori e i dipendenti.
Il Piano di Formazione viene affidato all’Ordine territoriale per la gestione e la programmazione dell’attività formativa degli iscritti, ma anche dei loro dipendenti e collaboratori (9).
Resta fermo che l’iscritto potrà assolvere all’obbligo formativo in materia di antiriciclaggio anche partecipando a corsi organizzati da altri soggetti, ovvero a sessioni formative interne allo studio professionale.
Il titolare dello studio e le STP nell’arco di un anno dovranno organizzare eventi formativi, di durata non inferiore a tre ore ciascuno, per collaboratori e dipendenti, eventualmente aperti anche ai soci e/o agli associati, sufficienti a consentire una adeguata preparazione nella materia dell’antiriciclaggio. L’attività di formazione può essere svolta dal titolare dello studio che abbia assolto agli obblighi formativi antiriciclaggio o da docenti esterni, esperti in materia di antiriciclaggio.

La formazione nelle Regole Tecniche dei commercialisti

Gli Organismi di autoregolamentazione sono responsabili, altresì, dell’elaborazione e aggiornamento di regole tecniche in materia di procedure e metodologie di analisi e valutazione del rischio di riciclaggio e finanziamento del terrorismo cui i professionisti sono esposti nell’esercizio della propria attività, di controlli interni, di adeguata verifica, anche semplificata della clientela e di conservazione e, anche attraverso le proprie articolazioni territoriali, garantiscono l’adozione di misure idonee a sanzionarne l’inosservanza e sono sentiti dalla UIF ai fini dell’adozione e dell’aggiornamento degli indicatori di anomalia di cui all’articolo 6, comma 4, lettera e) che li riguardino.
Con riguardo a tale aspetto il CNDCEC ha emanato le richiamate Regole Tecniche, il 16 gennaio

2019, facendo espresso riferimento alla formazione come uno dei fattori da tenere in debita considerazione in sede di autovalutazione del rischio (vgs Regola Tecnica nr. 1). La formazione (unitamente all’organizzazione degli adempimenti di adeguata verifica della clientela, all’organizzazione degli adempimenti relativi alla conservazione dei documenti, dati e informazioni e all’organizzazione in materia di segnalazione di operazioni sospette e comunicazione delle violazioni alle norme sull’uso del contante) contribuisce a determinare il livello di vulnerabilità degli studi professionali. La rilevanza che viene attribuita alla formazione appare evidente nella misura in cui ai fini della determinazione del rischio residuo viene attribuito alla vulnerabilità un peso ponderato maggiore (60%) rispetto a quello del rischio inerente (40%). Al riguardo la regola tecnica n. 1 evidenzia che: “..Nell’ambito dei presidi per la gestione e la mitigazione del rischio rileva altresì la formazione del personale con carattere di programmazione e permanenza..”.

La formazione nelle Linee Guida alle Regole tecniche dei commercialisti

Le Regole Tecniche dei commercialisti sono state altresì integrate con apposite Linee Guida emanate il 22 maggio 2019. Dette Linee Guida nell’indicare nel dettaglio i passaggi operativi per l’autovalutazione del rischio (attraverso la determinazione di indici di rischiosità) dello studio professionale, evidenziano che “..oggetto di valutazione è il livello di aggiornamento della conoscenza della normativa antiriciclaggio in capo a tutti i componenti dello studio (titolare/i, dipendenti, collaboratori, tirocinanti). La formazione va valutata altresì per quanto concerne il grado di individuazione tempestiva delle tecniche illegali, facendo riferimento anche agli indicatori di anomalia, schemi di comportamento anomalo e altri indicatori messi a disposizione delle Autorità attraverso relazioni ufficiali. Altro elemento da tenere in considerazione è la frequenza della attività di formazione e il suo effettivo svolgimento…”. In sostanza più basso è il livello di formazione più è alto il rischio che non si riesca ad intercettare e riconoscere operazioni sospette. In questo senso dopo aver determinato il livello di rischio residuo il soggetto obbligato dovrà procedere ad attivare le azioni necessarie per la sua gestione e mitigazione, laddove necessario. Pertanto in corrispondenza di un rischio abbastanza o molto significativo, dovranno invece essere individuate apposite misure per intervenire sulle aree più critiche ed un Piano di formazione mirato potrà essere utilmente orientato verso le problematiche riscontrate in sede di autovalutazione del rischio. La pianificazione e la tempistica delle azioni correttive saranno adottate in relazione alle vulnerabilità riscontrate nell’organizzazione o alle carenze rilevate.
Le menzionate LINEE GUIDA evidenziano altresì che, in considerazione delle dimensioni e del grado di complessità organizzativa e operativa del soggetto obbligato, l’assetto organizzativo potrà prevedere una specifica funzione antiriciclaggio come anche una funzione di revisione indipendente (10). Il responsabile della funzione antiriciclaggio avrà compiti di supervisione e coordinamento delle politiche e procedure interne per la gestione dei rischi di riciclaggio/FDT. Tra i suoi compiti specifici è ricompreso anche quello di provvedere, tra l’altro, a “..gestire la formazione, mediante la predisposizione di un adeguato piano di formazione, finalizzato a conseguire un aggiornamento su base continuativa del personale dipendente e dei collaboratori..”.

Dott. Gaetano Mastropierro
Consulente compliance integrata (privacy, antiriciclaggio, responsabilità amministrativa degli enti), DPO.
Dott. Alfredo Sanfelice
Consulente compliance integrata (privacy, antiriciclaggio, responsabilità amministrativa degli enti), DPO.  

Per chi fosse interessato a percorsi formativi antiriciclaggio, anche nella prospettiva della certificazione delle competenze, può consultare il sito di MTS Consulenze https://www.espertocompliance.it/corsi-e-eventi/